¶ System deficytów
System wdrożony w celu zamawiania towarów deficytowych dla apteki. System monitoruje dany stan leku na aptece z uwzględnieniem towarów pochowanych po kolejkach i domawia do zadeklarowanej wartości.
Apteka która ma włączone deficyty ma dostęp z górnej belki na RDA
¶ Korzystanie z deficytów
Kierownik apteki na stronie RDA z zakładki Deficyty może własnoręcznie zadeklarować, co ma być domawiane do określonego stanu.
Aby móc skorzystać z linku do deficytów, konieczne jest wcześniejsze zalogowanie się do platformy.
¶ Dodawanie produktu do listy deficytów
Szukamy po Nazwie lub po BLoz i naciskamy przycisk Pokaż
Jeżeli szukamy czegoś po nazwie. Ukaże nam się lista wszystkich preparatów, które są w całej bazie Bloz Kamsoftu i zawierają dany ciąg znaków.
Dlatego zalecamy utworzenie sobie na kartce lub w jakimś pliku listy opierającej się na numerach bloz i wtedy poszukanie konkretnego leku po numerze Bloz.
Dla wyszukanej pozycji wpisujemy wartość i naciskamy Dodaj
Wtedy lek ukaże nam się na głównej liście.
Na liście widzimy kolumnę Kolejka , która nam wskazuje ilość, która jest zarezerwowany dla pacjentów w kolejkach. Wiemy, że takie działanie jest też wykorzystywane w celu ukrycia stanu przed KtoMaLek.
Kolumnę Stan, która pokazuje aktualny stan w aptece i kolumnę Oczekiwana ilość, którą deklarujemy samemu i musimy pamiętać, że jak dokonamy zmiany wartości to przy danej pozycji musimy nacisnąć przycisk Aktualizuj, aby zmiana została wysłana do bazy
¶ Założenia systemu
System dąży do tego, aby stan plus kolejki zapełnić przez Oczekiwaną ilość (czyli deklarując 5 sztuk, w oczekiwanej ilości możemy mieć np. 2 sztuki w kolejce i 3 na stanie. Wtedy przestanie być zamawiany ten produkt). W przypadku sprzedaży produktów zmniejszających stan lub kolejkę, system automatycznie dokona zamówienia w celu uzupełnienia braków i osiągnięcia oczekiwanej ilości.
Automatycznie w Kamsoft co 20 minut zostaje utworzone i wysłane zamówienie np.:
Gdy zamówienie zostanie całkowicie odrzucone. Wtedy takie zamówienie zostaje ukryte w oknie z zamówieniami. Ponieważ przez dużo ilość zamówień w ciągu jednego dnia ciężko, by było odszukać coś na liście.
Jeżeli udało się coś zamówić. Zostawiamy zamówienie w programie do późniejszego podglądu.
Jak widać na powyższym screene widzimy nowego dostawcę Farmacol - Automat_Farmaster jest to skopiowany oryginalny dostawca z apteki. Jest tak, ponieważ automat wysyła wszystkie zamówienia do konkretnego dostawcy, a my nie chcieliśmy omyłkowo wysłać zamówienia, które nie jest do naszego użytku.
Kopie dostawców, które zostaną utworzone na aptece to:
Farmacol - Automat_Farmaster
Neuca - Automat_Farmaster
PGF - Automat_Farmaster
¶ Proces wysyłania
Zadeklarowane preparaty na stronie RDA są wrzucane do zamówienia ZDEF i następuje próba wysłania tego zamówienia do Farmacol - Automat_Farmaster. Czekamy, na odpowiedz i sprawdzamy co nie udało się zamówić i wysyłamy do Neuca - Automat_Farmaster i na samym końcu do PGF - Automat_Farmaster. Następnie zostaje narzucona 10-minutowa przerwa i cały proces zostaje powtórzony.
Zamawiamy do skutku i do zapełnienia stanu. System jest też odpowiednio zabezpieczony przed złożeniem zamówienia np. w piątek a otrzymaniem towaru za kilka dni. Opieramy się na informacji zwrotnej zawartej w zamówieniu.
¶ Dodatkowe informacje
¶ Duża ilość wiadomości e-mail o niezrealizowaniu zamówienia
Z uwagi na częste przesyłanie zamówień oraz obowiązek hurtowni wysyłania odpowiedzi w formie e-mailowej odnośnie nie zrealizowania zamówienia istnieje ryzyko otrzymywania dużej ilości wiadomości elektronicznych. W związku z tym dział informatyczny zaleca utworzenie odrębnego folderu oraz ustawienie reguł dla tego typu korespondencji w celu uniknięcia zapełnienia skrzynki odbiorczej.
Przykłąd utworzenia podobnego folderu i reguły do programu Thunderbird został opisany pod tym linkiem: Poczta-apteka | Wiki Prima
¶ Duże ilości dla zamówień na podstawie listy braków
Ponadto, w przypadku odmowy zamówienia, dana pozycja zostaje zwiększona na liście braków. Może to prowadzić do sytuacji, w których zamówienie tworzone samodzielnie na podstawie listy braków może pokazywać ogromne ilości do zamówienia - nawet 150 lub 200 sztuk danego produktu. Zalecamy nie wysyłanie takich pozycji samodzielnie do hurtowni (usunięcia jej z zamówienia) lub zmniejszenie wartości przy danym produkcie przed wysłaniem zamówienia.
¶ Brak oryginalnego dostawcy podczas wysyłania zamówienia z promocji
W związku z faktem, że dodawanie dodatkowych kart dla hurtowni i ukrywanie ich powoduje, że oryginalna karta staje się niewidoczna w oknie wyboru hurtu do zamówienia promocyjnego, rozwiązaniem tego problemu jest wysyłanie zamówienia do innego oddziału danej hurtowni. Jeśli np. na liście nie ma oryginalnej karty, takiej jak PGF - SZCZECIN, można spokojnie wysłać zamówienie do PGF - WROCŁAW lub PGF - POZNAŃ. Wszystkie karty pododdziałów posiadają te same dane do serwera ks-ewd, co oznacza, że zamówienie wysłane do obojętnego pododdziału trafiają i tak na główny serwer. Po otrzymaniu towaru Kamsoft automatycznie podpowie, którą kartę wybrać.
¶ Towar bez ceny promocyjnej
Towar zamawiany z Deficytów jest bez żadnych promocji. Przychodzi w normalnej cenie hurtowej.